この記事では、WEB招待状を送る時期から作成開始、回答期限、前撮り写真を使用する場合のスケジュールまで詳しく解説します。
結婚式の準備を進める中で、最近利用する方が増えている「WEB招待状」。
スマートフォンから簡単に送ることができ、ゲストもそのまま出欠回答ができるため便利ですが、
「WEB招待状は結婚式の何ヶ月前に送る？」 「紙の招待状より遅くても大丈夫？」 「回答期限はいつに設定すればいい？」 「前撮り写真を使いたい場合はいつ撮ればいい？」
など、送るタイミングに悩む方も多いのではないでしょうか。
WEB招待状はすぐに作成・送信できますが、ゲストの予定や結婚式準備を考えると、適切なタイミングから逆算して準備することが大切です。
WEB招待状はいつ送る？結婚式の2〜3ヶ月前が目安
WEB招待状を送るタイミングは、一般的に結婚式の2〜3ヶ月前頃を目安に考えるとよいでしょう。
例えば10月20日に結婚式を予定している場合、7月下旬〜8月頃から送付を検討するイメージです。
WEB招待状は紙の招待状と違い、印刷や郵送に時間がかかりません。
だからといって、結婚式直前に送ってよいわけではありません。
ゲスト側も、
- 仕事の予定調整
- 交通手段の予約
- ホテルの予約
- 子どもの預け先の調整
- 衣装の準備
などが必要になる場合があります。
特に遠方ゲストが多い結婚式の場合は、余裕を持って案内することをおすすめします。
WEB招待状の回答期限はいつ？
WEB招待状の回答期限は、結婚式の1〜1.5ヶ月前頃をひとつの目安として設定します。
結婚式ではゲスト人数が確定しないと、
- 席次
- 料理
- ドリンク
- 引き出物
- 席札
- プロフィールブック
- お車代
- テーブルレイアウト
などを最終決定できません。
式場側から「○日までに最終人数を確定してください」と期限を指定されることもあります。
そのため、式場の最終人数確定日ギリギリではなく、余裕を持って回答期限を設定することがポイントです。
WEB招待状の準備から回答までのスケジュール
結婚式の約4ヶ月前から準備すると、余裕を持って進められます。
＜やること＞
結婚式4〜5ヶ月前：招待ゲストのリストアップ
結婚式3〜4ヶ月前：WEB招待状サービス・デザインを決める
結婚式3ヶ月前：掲載する写真・文章を準備
結婚式2〜3ヶ月前：WEB招待状を送る
結婚式1〜1.5ヶ月前：出欠回答の締め切り
結婚式1ヶ月前：未回答ゲストへ確認
結婚式3〜4週間前：席次・料理・引き出物などを最終調整
結婚式当日：ゲストを迎える
式場によってスケジュールは異なるため、最終的には担当プランナーにも確認しておきましょう。
1．結婚式4〜5ヶ月前｜招待ゲストをリストアップする
まずは結婚式に招待したいゲストを整理します。
新郎側・新婦側それぞれで、
必ず招待したい人 できれば招待したい人 人数によって検討する人
などに分けてリストアップすると整理しやすくなります。
この段階で完全に確定していなくても問題ありません。
おおよその人数を把握しておくだけでも、その後の準備が進めやすくなります。
2．結婚式3〜4ヶ月前｜WEB招待状サービスを決める
続いて、利用するWEB招待状サービスを決めます。
サービスを比較する際はデザインだけではなく、
- 出欠回答機能
- ゲスト情報の管理
- 写真掲載
- 地図表示
- メッセージ機能
- ご祝儀・会費のオンライン決済
- 回答データの管理
- スマートフォンでの見やすさ
なども確認しましょう。
特にゲスト数が多い場合は、出欠状況を一覧で管理できるサービスを選ぶと、その後の結婚式準備が楽になります。
3．結婚式3ヶ月前｜WEB招待状に使う写真を準備する
WEB招待状では、写真が全体の印象を大きく左右します。
ふたりの写真を使用する場合は、
- 前撮り写真
- 婚約フォト
- 普段のふたりの写真
- 旅行写真
- プロポーズ時の写真
などから選ぶことができます。
中でも、結婚式全体の世界観を統一したい場合は前撮り写真を使うのがおすすめです。
ウェディングドレスや和装などの前撮り写真を使用することで、一目で結婚式らしい招待状に仕上がります。
WEB招待状に前撮り写真を使うなら、いつ撮影する？
WEB招待状に前撮り写真を使用したい場合は、招待状を送る日から逆算して撮影日を決める必要があります。
例えば、
10月に結婚式 ↓ 7〜8月にWEB招待状送付 ↓ 6〜7月までに写真納品 ↓ 5〜6月頃までに前撮り
というスケジュールです。
ここで注意したいのが、「撮影日＝写真を使える日」ではないということ。
前撮り会社によっては、撮影から写真納品まで数週間かかることがあります。
また、ロケーション撮影の場合は天候によって延期になる可能性もあります。
そのため、WEB招待状への使用を考えているなら、結婚式の4〜6ヶ月前頃から前撮りを検討しておくと余裕を持ちやすくなります。
4．結婚式2〜3ヶ月前｜WEB招待状を送る
WEB招待状が完成したら、LINEやメールなどを利用してゲストへ送ります。
URLだけを突然送るのではなく、
「結婚式の日程が決まりました」 「ぜひご出席いただけると嬉しいです」
など、ひと言メッセージを添えると丁寧な印象になります。
特に目上の方や会社関係者へ送る場合は、相手との関係性に合わせて文章を調整しましょう。
また、可能であればWEB招待状を送る前に、
「○月○日に結婚式を予定しているので、ぜひ来てほしい」
と事前に伝えておくと、よりスムーズです。
WEB招待状は早すぎてもダメ？
早めに予定を伝えること自体に問題はありません。
ただし、正式なWEB招待状を半年以上前など、かなり早い段階で送ると、ゲスト側も予定を確定できない可能性があります。
そのため、結婚式まで期間がある場合は、
先に日程だけ伝える ↓ 2〜3ヶ月前に正式なWEB招待状を送る
という方法もおすすめです。
遠方から参加してもらう場合や、連休・繁忙期・人気観光シーズンと重なる場合は、正式な招待状より先に日程を伝えておきましょう。
WEB招待状は遅くてもいつまでに送る？
できれば結婚式の2ヶ月前頃までには送っておきたいところです。
送付が遅くなると、ゲスト側の予定調整だけではなく、新郎新婦側の準備にも影響します。
回答が集まらないと、
ゲスト人数確定 ↓ 席次決定 ↓ 料理・引き出物決定 ↓ 席札・プロフィールブック制作
といった作業を進められません。
どうしても送付が遅くなる場合は、式場の最終人数確定日を確認したうえで、回答期間を確保できるよう調整しましょう。
5．結婚式1〜1.5ヶ月前｜回答期限を設定する
回答期限を設定するときは、式場の最終締め切りから逆算します。
例えば、
結婚式当日：10月20日 式場への人数確定：9月25日 WEB招待状の回答期限：9月10日頃
というように、式場への回答期限より少し前に設定しておくと安心です。
全員が期限内に回答してくれるとは限りません。
未回答ゲストへの連絡期間も考えて、余裕を持った期限を設定しましょう。
6．回答期限後｜未回答ゲストへ確認する
回答期限を過ぎても返信がない場合は、個別に確認します。
このとき、
「まだ回答してないですよね？」
と責めるような伝え方ではなく、
「結婚式の出欠について、念のため確認させてください」
など、柔らかく確認するとよいでしょう。
単純に回答を忘れているケースもあります。
WEB招待状の場合は紙の招待状と違って後回しにされてしまうこともあるため、回答状況は定期的に確認しておきましょう。
WEB招待状を送る前に確認したいこと
送信後に内容の間違いに気づかないよう、事前に最終確認を行いましょう。
特に確認したいのが、
- 新郎新婦の名前
- 結婚式の日付
- 開始時間
- 受付時間
- 会場名
- 会場住所
- アクセス
- ドレスコード
- 回答期限
- 二次会情報
- 問い合わせ先
- 写真
- 誤字脱字
などです。
自分たちだけで確認すると間違いを見落とすこともあるため、可能であればふたりで確認してから送信しましょう。
WEB招待状に前撮り写真を使うメリット
WEB招待状は、ゲストが最初に目にする結婚式アイテムのひとつです。
そのため、前撮り写真を使用することで、結婚式の雰囲気を事前に伝えやすくなります。
さらに前撮り写真はWEB招待状だけではなく、
- ウェルカムボード
- プロフィールブック
- 席次表
- プロフィールムービー
- オープニングムービー
- ウェルカムスペース
などにも使用できます。
前撮りの段階から「結婚式でどう写真を使うか」を考えておくと、結婚式全体のデザインにも統一感を出しやすくなります。
WEB招待状から逆算した前撮りスケジュールが重要
「結婚式までまだ半年あるから、前撮りはもう少し後でも大丈夫」
と思っている方も多いかもしれません。
しかし、WEB招待状に前撮り写真を使う場合、基準にするべきなのは結婚式当日ではなくWEB招待状の送付日です。
例えば結婚式3ヶ月前にWEB招待状を送るなら、その時点ですでに前撮り写真が納品されている必要があります。
さらに雨天延期や納品期間まで考えると、撮影日はそこからさらに前になります。
結婚式当日 ← WEB招待状送付 ← 写真納品 ← 前撮り
という順番で逆算してスケジュールを組んでみましょう。
まとめ｜WEB招待状は結婚式の2〜3ヶ月前を目安に送ろう
WEB招待状は、結婚式の2〜3ヶ月前頃に送ることをひとつの目安として考えると準備しやすくなります。
回答期限については、式場への最終人数確定日から逆算し、結婚式の1〜1.5ヶ月前頃を目安に設定しましょう。
また、WEB招待状に前撮り写真を使用したい場合は、
前撮り → 写真納品 → WEB招待状作成 → 送付 → 回答締切 → 結婚式
という全体の流れを意識することが大切です。
結婚式直前になってから準備を始めるのではなく、数ヶ月前から少しずつ進めることで、デザインにもこだわったWEB招待状を余裕を持って作成できます。
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