この記事では、結婚式のプロフィールブックは何部印刷すればいいのか、ゲスト人数別の目安や家族・夫婦ゲストの考え方、余部を用意する理由まで詳しく解説します。
結婚式のプロフィールブックが完成し、いざ印刷しようとしたときに悩みやすいのが「何部注文するか」という問題です。
「ゲストが60人なら60部でいい？」
「夫婦や家族で参加するゲストには1冊でいい？」
「予備は何部くらい必要？」
「余ったらもったいないから、ぴったりの部数で注文した方がいい？」
プロフィールブックは人数分ぴったり用意すればいいように思えますが、実際には配布方法や家族ゲストの扱い、予備分なども考えて部数を決める必要があります。
結論からいうと、基本は「配布する人数分＋予備数冊」を用意しておくと安心です。
一般的にプロフィールブックは、ゲストが待ち時間や披露宴中に自由に読むアイテムなので、1人1冊用意しておくと分かりやすいでしょう。
特にプロフィールブックの中に、
- 席次表
- 料理メニュー
- ドリンクメニュー
- 新郎新婦プロフィール
- Q&A
などを掲載している場合、それぞれが手元で確認できるため、1人1冊の方が使いやすくなります。
一方、家族や夫婦で共有してもらう形にすれば、印刷部数を減らすこともできます。
どちらが正解というわけではないため、プロフィールブックの内容や予算に合わせて決めましょう。
基本は「ゲスト人数＋予備」で考える
1人1冊配布する場合、基本的な考え方はシンプルです。
必要部数＝ゲスト人数＋予備
例えばゲストが60人なら、
60部＋予備数冊
を用意します。
ゲスト60人だからといって、60部ぴったりで注文するよりも、少し多めに用意しておく方が安心です。
プロフィールブックは結婚式当日までに追加印刷が間に合わない可能性もあるため、最初から余裕を持って注文しておきましょう。
プロフィールブックの余部は何冊必要？
目安としては、3〜5部程度の予備から考えるとよいでしょう。
ただし、ゲスト数や配布方法によって必要な余部は変わります。
例えば、
30人程度の少人数婚 → 2〜3部程度
50〜80人程度 → 3〜5部程度
100人以上 → 5〜10部程度
などを目安に考えられます。
必ずこの部数が必要というわけではありません。
印刷会社の料金設定によっては10部単位で注文する方が分かりやすい場合もあるため、料金を確認しながら調整しましょう。
ゲスト人数別｜プロフィールブックの印刷部数目安
1人1冊配布する場合の目安をまとめると、次のようになります。
印刷部数の目安
20人：22〜23部程度
30人：32〜33部程度
40人：43〜45部程度
50人：53〜55部程度
60人：63〜65部程度
70人：73〜75部程度
80人：83〜85部程度
90人：93〜95部程度
100人：105〜110部程度
あくまで目安なので、最終的には印刷会社の注文単位や料金も確認してください。
例えば60人の結婚式なら、63部という細かな注文ができない場合もあります。
その場合は65部、70部など、注文できる単位に合わせて調整します。
夫婦で参加するゲストは1冊？2冊？
夫婦で参加するゲストについても、決まりはありません。
プロフィールブックを記念品として持ち帰ってもらいたい場合や、それぞれの席で読んでもらいたい場合は1人1冊がおすすめです。
一方、
「できるだけ印刷費を抑えたい」
「プロフィールブックは席次表としての役割が中心」
という場合は、夫婦で1冊にすることも考えられます。
ただし夫婦で1冊にする場合、どちらの席に置くのか分かりづらくなることがあります。
テーブルに事前配置するなら、配布方法まで考えておきましょう。
家族ゲストは1家族1冊でもいい？
親族中心の結婚式では、家族単位で参加するゲストも多くなります。
例えば、
父・母・子ども2人
の4人家族に4冊用意すると、同じ家に4冊持ち帰ることになります。
そのため、家族ゲストについては、
大人1人につき1冊
または
1家族につき1〜2冊
などのルールを決めてもよいでしょう。
特に小さなお子さまには、必ずしもプロフィールブックを1冊ずつ用意する必要はありません。
ただし、家族ごとに部数を変えると当日の配布が複雑になるため、スタッフへ事前に共有しておく必要があります。
子どもの分もプロフィールブックは必要？
小さなお子さまの場合は、必ずしも1冊用意する必要はありません。
例えば、
大人2人＋3歳の子ども
なら、大人用として2冊用意する方法があります。
一方、中学生・高校生など自分でプロフィールブックを読む年齢であれば、大人と同じように1冊用意してもよいでしょう。
年齢だけで厳密に決める必要はありません。
「本人が楽しんで読めるか」という基準で考えると分かりやすいでしょう。
両親の分も必要？
新郎新婦の両親にもプロフィールブックを用意しておくのがおすすめです。
結婚式当日に読むためだけでなく、結婚式後に思い出として残しておけます。
また、祖父母や兄弟姉妹など、近しい家族にも記念として渡したい場合は、その分も印刷部数に含めておきましょう。
ゲストへの配布数だけで計算すると、家族用や保存用が足りなくなることがあります。
新郎新婦の保存用も忘れずに
意外と忘れやすいのが、新郎新婦自身の保存用です。
結婚式当日に全冊配ってしまい、
「自分たちの手元に1冊も残っていなかった」
とならないようにしましょう。
プロフィールブックには、
- 結婚当時の写真
- プロフィール
- ゲスト
- 席次表
- 結婚式の日付
- メニュー
など、その日の思い出が詰まっています。
結婚式後に見返せるよう、最低でも1〜2冊程度は保存用として確保しておくと安心です。
なぜ余部を用意した方がいい？
「余ったらもったいない」と考えて、ゲスト人数ぴったりで印刷したくなる方もいるでしょう。
しかし、プロフィールブックは数冊多めに用意しておくと安心です。
1. 汚れや折れが見つかる可能性がある
配送時や結婚式当日の準備中に、冊子が折れたり汚れたりする可能性があります。
数冊予備があれば、その場で交換できます。
2. 配布ミスに対応できる
受付で渡す場合、
「すでに受け取ったゲストへもう一度渡してしまった」
などの配布ミスが起こる可能性もあります。
人数ぴったりしか用意していないと、後半のゲストへ渡す分が足りなくなってしまいます。
3. 急きょ必要になることがある
結婚式準備では、最終段階で部数の認識が変わることもあります。
例えば、
「家族にも保存用として渡したい」
「会場スタッフ用にも必要だった」
など。
数冊余裕があるだけでも対応しやすくなります。
4. 結婚式後に家族へ渡せる
当日はプロフィールブックを受け取らなかった家族や親族へ、後から渡すこともできます。
余ったプロフィールブックも、結婚式の記念品として活用できます。
余部を増やしすぎる必要はない
予備が必要とはいえ、必要以上に大量印刷する必要はありません。
例えば60人の結婚式で80部、90部と注文すると、結婚式後に大量に余ってしまう可能性があります。
基本的には、
配布予定数＋数冊
程度から考えれば十分でしょう。
ただし、印刷会社によっては、
60部と70部で料金がほとんど変わらない
といったケースもあります。
その場合は、少し多めに注文して保存用や家族用にするのもひとつの考え方です。
注文部数を決める前に「配布方法」を決めよう
プロフィールブックの部数を決める前に、当日どのように渡すのかも考えておきましょう。
主な方法は、
- 受付で1人ずつ渡す
- ゲストの席に置いておく
- 1世帯につき1冊渡す
などです。
1人1冊なら人数をそのまま数えればよいですが、1家族1冊の場合は必要部数の計算が変わります。
そのため、
ゲスト人数を確認する ↓ 配布ルールを決める ↓ 必要部数を計算する ↓ 予備を追加する
という順番で考えるとスムーズです。
席に置くなら「座席数」で計算すると分かりやすい
プロフィールブックをゲストの席に置く場合は、基本的に座席数と同じ数を用意すると分かりやすくなります。
例えば、
ゲスト60名＝60席＝60冊
です。
さらに保存用・予備として3〜5冊程度追加します。
家族単位で冊数を減らすこともできますが、
「この席には置く、この席には置かない」
という管理が必要になります。
当日の準備をシンプルにしたいなら、1席につき1冊で統一する方法もおすすめです。
受付で配る場合は渡し忘れに注意
受付でプロフィールブックを配布する場合は、ゲストが受付を済ませたタイミングで渡します。
この方法なら席に事前配置する必要がありません。
一方で、
- 渡し忘れ
- 二重配布
- 家族への冊数間違い
などが起こる可能性があります。
「大人1人につき1冊」など、受付担当者が迷わないシンプルなルールにしておくと安心です。
プロフィールブックの部数はいつ確定する？
印刷部数を早く決めすぎるのも注意が必要です。
結婚式では、
- 招待状の返信
- 欠席
- 人数変更
- 席次変更
などが発生することがあります。
そのため、プロフィールブックのデザインは早めに進めつつ、最終的な印刷部数はゲスト人数がある程度確定してから決めると無駄を減らせます。
ただし、確定を待ちすぎて印刷が間に合わなくならないよう、印刷会社の納期は事前に確認しておきましょう。
席次表を入れる場合は入稿時期にも注意
プロフィールブックに席次表を入れる場合は、ゲスト人数だけでなく席順も確定してから最終入稿する必要があります。
特に結婚式直前は、
「1人欠席になった」
「テーブルを変更することになった」
といった修正が発生することもあります。
プロフィールや前撮り写真など、先に作れるページは早めに完成させておき、席次表だけ最後に調整するとスムーズです。
前撮り写真を使うなら撮影・納品期間も逆算する
プロフィールブックの表紙や中面に前撮り写真を使う場合は、印刷期間だけでなく前撮り写真の納品期間も考える必要があります。
全体の流れは、
前撮り ↓ 写真データ納品 ↓ 使用写真を選ぶ ↓ プロフィールブック完成 ↓ ゲスト人数確定 ↓ 最終チェック ↓ 入稿・印刷 ↓ 自宅へ到着 ↓ 結婚式当日
となります。
結婚式直前に前撮りをすると、プロフィールブック制作に使える期間が短くなるため注意しましょう。
印刷前に確認したいチェックリスト
プロフィールブックを注文する前に、最後に次の項目を確認してみましょう。
- ゲスト人数は最新か
- 子どもの分は必要か
- 夫婦・家族に何冊渡すか
- 両親・家族の保存用は必要か
- 新郎新婦の保存用を確保したか
- 予備を何冊用意するか
- 印刷会社の注文単位を確認したか
- 席次表は最新版か
- 名前や肩書きに間違いがないか
- 結婚式までに届く納期になっているか
この10項目を確認してから注文すると、部数の間違いや印刷後の修正を防ぎやすくなります。
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